Pasos para organizar mi negocio o empresa, implementando un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST Decreto 1072 de 2015

Te sientes de maravilla, tu negocio está funcionando, empiezas a tener clientes y te están llamando. Te das cuenta de la necesidad de contratar a alguien más que te ayude, por lo menos una persona.

En Colombia, a partir de una persona contratada en cualquier modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, a nombre propio, de tu negocio o empresa, deberás diseñar e implementar un SG-SST, por lo que te pueden multar por no implementarlo.

Pero no te preocupes, a continuación te nombraré una serie de pasos a tener en cuenta para que tengas un panorama más claro:

Paso 1. Evaluación inicial

Te permite identificar cómo estás protegiendo la integridad de las personas que trabajan contigo, evitando que se accidenten o se enfermen por el trabajo que desempeñan. Esta evaluación la realiza una persona con un perfil definido en seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo con la legislación vigente.

El resultado de esta evaluación te permitirá establecer un plan de trabajo en seguridad y salud en el trabajo. Asegúrate de que el documento esté firmado por el responsable de la realización y que esté debidamente archivado.

Este registro debe contemplar:

• Matriz legal aplicable a tu negocio o empresa, que contemple temas en seguridad y salud en el trabajo.
• Matriz de identificación de peligros: permite gestionar los riesgos de tu negocio o empresa, minimizando los accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
• Plan de emergencias y amenazas: aquí se contemplan brigadas de emergencia, simulacros y reporte de los trabajadores.
• Programa de capacitaciones: contempla inducción y reinducción para todas las personas que tengan alguna relación laboral con tu negocio o empresa.
• Programas de vigilancia, para la promoción de la salud y prevención de la enfermedad, para todas las personas que tengan alguna relación laboral con tu negocio o empresa.
• Descripción sociodemográfica (grado de escolaridad, ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo) para todas las personas que tengan alguna relación laboral con tu negocio o empresa.
• Análisis de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales ocurridos en los 2 últimos años de funcionamiento de la empresa.
• Registro y seguimiento de los indicadores definidos para el SG-SST.

Esta evaluación inicial se hace una sola vez. En cuanto a su resultado, no te preocupes si es muy bajo: esto te permitirá planificar y tomar decisiones lo más pronto posible, evitando sanciones, en la implementación del SG-SST.

Las evaluaciones siguientes se realizarán anualmente, de acuerdo con la Resolución 0312 de 2019, según la clasificación de riesgo y el número de trabajadores de tu negocio o empresa.

Paso 2. Identificación de peligros y evaluación del riesgo

Identifica los peligros presentes en tu negocio o empresa y evalúa el riesgo de que ese peligro genere un accidente de trabajo, con el objeto de identificar las medidas de prevención y control necesarias. Para esto debes establecer un procedimiento de trabajo interno, con la participación de las personas que trabajen contigo.

Paso 3. Define tu política y objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo

Es una declaración de principios y compromisos que promueven el respeto entre las personas y a la dignidad de su trabajo, y la mejora continua de las condiciones de seguridad y salud dentro de la empresa.

Paso 4. Elabora el Plan de Trabajo Anual del SG-SST y la asignación de recursos

Tendrás en cuenta los resultados de la evaluación de los estándares mínimos aplicados a tu negocio o empresa, según la Resolución 0312 de 2019 y el Decreto 1072 de 2015. Este plan de trabajo contempla: metas, responsabilidades, recursos (financieros, técnicos y el personal necesario) y cronograma de actividades.

Paso 5. Elabora el programa de capacitación, entrenamiento, inducción y reinducción en SST

Define los temas mínimos relacionados con la prevención y promoción de la seguridad y salud de los trabajadores. Este programa puede incluir:

• Identificación de las necesidades de capacitación y/o entrenamiento por cargos, y su actualización de acuerdo con las necesidades de la empresa.
• Temas mínimos por grupos de interés (brigada, vigía o Copasst, alta dirección, trabajadores en general, etc.).
• Objetivo.
• Alcance.
• Contenido.
• Registros de los resultados de la capacitación.

Paso 6. Elabora el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias

Son todas las medidas necesarias que debes tener en cuenta en materia de prevención, preparación y respuesta ante emergencias, con cobertura a todos los centros, turnos de trabajo y trabajadores, independientemente de su forma de contratación o vinculación, incluidos contratistas, subcontratistas, proveedores y visitantes.

Considera lo siguiente:

Paso 7. Reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales

Reporta e investiga todos los accidentes de trabajo y enfermedades laborales calificadas, además de los reportes de incidentes por parte de los trabajadores.

Reporta a la ARL y a la EPS TODOS los accidentes de trabajo y enfermedades laborales diagnosticadas de los trabajadores, incluyendo los vinculados a través de contrato de prestación de servicios, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la ocurrencia del accidente o al diagnóstico de la enfermedad laboral. Copia de este reporte deberá suministrarse al trabajador.

Solo los accidentes graves y mortales, así como las enfermedades laborales diagnosticadas, deberán ser reportados a la Dirección Territorial u Oficina Especial del Ministerio del Trabajo dentro del término ya mencionado.

Paso 8. Compras o contratación de servicios conforme a las disposiciones del SG-SST

Establece un procedimiento interno para las compras y contrataciones, con el fin de garantizar que se identifiquen y evalúen, en las especificaciones correspondientes, las disposiciones relacionadas con el cumplimiento del SG-SST por parte de la empresa.

Paso 9. Medición y evaluación de la gestión en SST

Establece indicadores de estructura, proceso y resultado que midan el SG-SST. Por medio de los indicadores se verifica el cumplimiento del SG-SST, y de acuerdo con los resultados se establecen las acciones correctivas, preventivas o de mejora necesarias.

Realiza como mínimo una auditoría interna en el año, planificada con la participación del Copasst o vigía de SST, y la revisión anual al SG-SST por parte de la gerencia. Esta última debe estar documentada, y sus resultados deben ser divulgados al Copasst o Vigía de SST y al responsable del SG-SST, quienes deberán definir e implementar las acciones preventivas, correctivas y de mejora a que haya lugar.

Paso 10. Identifica y establece acciones preventivas o correctivas

Con el fin de gestionar las no conformidades reales o potenciales que puedan influir en una desviación del SG-SST.

Las acciones pueden derivarse, entre otras, de las siguientes actividades:

• Resultados de las inspecciones y observación de tareas.
• Investigación de incidentes y accidentes de trabajo.
• Auditorías internas y externas.
• Sugerencias de los trabajadores.
• Revisión por la alta dirección.
• Cambios en procedimientos o métodos de trabajo.

Estos son los 10 pasos, a manera general, para organizar tu empresa o negocio implementando un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con el Decreto 1072 de 2015. A lo mejor en el camino, y con más detalle, te surgirán dudas, pero estoy aquí para apoyarte en todo lo que se pueda: cuando sientas que no puedes avanzar, puedes solicitar una asesoría con nosotros.